Rozpoczęcie roku akademickiego na uczelni wiąże się z zadawaniem sobie mnóstwa różnych pytań, nawet jeśli chodzi o przyziemne i dość proste – z pozoru – sprawy! Sam początek studiów to czas fascynujących odkryć i buzujących emocji, ale też moment, kiedy każde pytanie zdaje się być ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Początkującym studentom niektóre przedsięwzięcia mogą przysporzyć nieco stresu, jednak nie ma się czym przejmować – w końcu każdy kiedyś zaczynał! 😊
Jedną z najpopularniejszych metod kontaktowania się z wykładowcami i pracownikami akademickimi jest droga mailowa. Szczególnie w dzisiejszym świecie, kiedy komunikacja często odbywa się poprzez ekran komputera czy telefonu, umiejętność komunikowania się z wykładowcami i osobami pracującymi na uczelni staje się niezwykle ważna! Dla wielu studentów pierwszego roku napisanie takiego maila może przypominać Mission: Impossible, ale spokojnie – razem przejdziemy przez to zadanie. ✅
Niezależnie od tego, czy masz pytanie dotyczące organizacji zajęć, potrzebujesz wsparcia w zrozumieniu zagadnień czy po prostu chcesz poinformować o czymś wykładowcę, kluczową sprawą jest pewność, że zwracasz się do niego w odpowiedni sposób. Pozwoli Ci to nie tylko na skuteczną komunikację, ale również zminimalizuje ryzyko nieporozumień i pokaże Twoje profesjonalne podejście, stawiając Cię w dobrym świetle.
Na pierwszych zajęciach większość prowadzących podaje swój adres e-mail, za pomocą którego można się z nim kontaktować. Koniecznie więc go zapisz, bo może się później przydać! To także dobry moment, aby zapoznać się z ewentualnymi preferencjami dotyczącymi komunikacji – niektórzy wykładowcy mogą wymagać konkretnych form. Często informacja o adresie mailowym znajduje się na stronie Zakładu czy Kliniki, w którym dana osoba pracuje. Na uczelniach funkcjonują również typowe wzory adresów mailowych, na przykład: imię.nazwisko@uczelnia.pl. Można uciec się do takiego sposobu, jeśli nie znamy maila wykładowcy, a korzysta on z uczelnianej skrzynki (bezpieczniej będzie jednak dopytać inne osoby z uczelni).
Pamiętaj, że dbałość o szczegóły w komunikacji może znacząco ułatwić współpracę z wykładowcami i stworzyć pozytywne relacje na przestrzeni całego okresu studiów. 🎓
Gotowi na dalsze kroki? No to lecimy! 🌟
E-mail do wykładowcy – krok po kroku
Zanim klikniesz „Wyślij”
Zastanów się, czy Twoje pytanie rzeczywiście wymaga bezpośredniego kontaktu z wykładowcą. Czasami zdarza się, że informacje, o które pytamy, są dostępne w innych źródłach, takich jak strona internetowa uczelni czy materiały dydaktyczne udostępnione online. Świetnym źródłem wiedzy są również koledzy i koleżanki z roku! Przed napisaniem maila zweryfikuj dostępne możliwości – być może okaże się, że poszukiwane przez Ciebie informacje są gdzieś udostępnione. 🌐 To nie tylko oszczędzi czas wykładowcy (a także Twój, spędzony na pisaniu wiadomości), ale także pokaże Twoją inicjatywę i zdolność do samodzielnego rozwiązywania problemów. 🙌🏼
Korzystaj ze skrzynki uczelnianej
Warto pamiętać, że wysyłając e-maile do wykładowców, najlepiej jest korzystać ze swojego uczelnianego adresu mailowego. Dostęp do takiej skrzynki otrzymuje każdy student po rozpoczęciu roku akademickiego. E-maile z zewnętrznych serwerów pocztowych niestety mogą trafiać do folderu „Spam”. Używanie dedykowanego konta uczelnianego nie tylko zwiększa szanse na to, że Twoja wiadomość zostanie zauważona, ale także wpisuje się w nurt oficjalnej uczelnianej komunikacji. Zawsze więc upewnij się, czy wysyłasz e-mail z właściwego konta, aby uniknąć potencjalnych problemów z dostarczaniem wiadomości i zwiększyć szanse na szybką odpowiedź od wykładowcy. 🔍
Wypełnij pole „Odbiorca” jako ostatnie
To jeden praktycznych trików, które pomogą Ci uniknąć przypadkowego wysłania niedokończonej lub niepoprawnej wiadomości – czyli błędu, który zdarzył się już niejednemu studentowi. 🙈Bez odbiorcy żadna wiadomość nie opuści twojej skrzynki, stąd, żeby dmuchać na zimne i uniknąć przesłania pustego maila, wypełnij to pole dopiero przed kliknięciem „Wyślij”. 📤
Zadbaj o prosty i klarowny tytuł
Postaraj się, aby tytuł maila był zwięzły i konkretny – warto, aby precyzyjnie odzwierciedlał problem lub temat, z którym zwracasz się do odbiorcy. Unikaj ogólników, postaw raczej na krótki, precyzyjny opis, który od razu przyciągnie uwagę odbiorcy. Pamiętaj, że dobry tytuł to klucz do tego, aby wykładowca już na pierwszy rzut oka wiedział, o co chodzi, i mógł efektywnie zareagować na Twoją wiadomość. Spróbuj więc sformułować go tak, aby oddawał istotę Twojego pytania lub prośby. Z pewnością ułatwi to też odszukanie Twojej wiadomości w gąszczu skrzynki odbiorczej. 📬
Przykład:
Pytanie o termin egzaminu poprawkowego z embriologii
Prośba o udostępnienie materiałów do kolokwium z biochemii
Jak rozpocząć wiadomość?
Można pokusić się o stwierdzenie, że najważniejsze zasady dotyczą samego początku wiadomości. Z racji tego, że taki mail traktujemy jako oficjalną korespondencję, powinniśmy zdecydowanie zrezygnować z bardziej poufałych powitań, takich jak „Witam” czy „Dzień dobry”. ❌ Najlepiej jest rozpocząć e-mail od użycia formy „Szanowny Panie / Szanowna Pani…” i dodać odpowiednią tytulaturę dla danego wykładowcy, czyli „Profesorze”, „Doktorze” i tak dalej. ✅ Dobrą praktyką jest również upewnienie się co do aktualnego tytułu naukowego naszego odbiorcy, np. sprawdzając go na stronie uczelni. Jeżeli osoba, do której piszesz, pełni też inne („ważniejsze”) funkcje na uczelni poza byciem wykładowcą, zwracaj się do niej zgodnie z tym tytułem, np. Szanowny Panie Rektorze, Szanowna Pani Dziekan.
Jeśli natomiast nie masz pewności, kto przeczyta Twój mail (kiedy piszesz do sekretariatu Kliniki lub wymieniasz korespondencję z innymi pracownikami uczelni, np. dziekanatem), bezpiecznie jest zastosować ogólny zwrot – „Szanowni Państwo”; dopuszczalne jest również rozpoczęcie wiadomości od „Dzień dobry”.
Podsumowując, jak powinniśmy się zwracać?
Do profesora – Szanowny Panie Profesorze, Szanowna Pani Profesor.
Do doktora habilitowanego – Szanowny Panie Docencie, Szanowna Pani Docent lub Szanowny Panie Profesorze, Szanowna Pani Profesor (ta druga opcja uważana za lepszą praktykę, ponieważ zwyczajowo doktorów habilitowanych w Polsce nazywa się profesorami).
Do doktora – Szanowny Panie Doktorze, Szanowna Pani Doktor.
Do dziekana i prodziekana – Szanowny Panie Dziekanie, Szanowna Pani Dziekan.
Do rektora i prorektora – Szanowny Panie Rektorze, Szanowna Pani Rektor.
Gdy nie masz pewności, kto odczyta maila – Szanowni Państwo.
Po takim zwrocie, po przecinku, wedle zasad polskiej interpunkcji, kolejną linijkę zaczynamy od małej litery.
Szanowna Pani Doktor,
w nawiązaniu do naszej porannej rozmowy…
Mimo to można jednak rozpocząć zdanie wielką literą, co jest zwyczajem anglo-amerykańskim – chociaż po zwrocie do odbiorcy występuje przecinek, dalszą część wiadomości rozpoczyna się wielką literą (wtedy ów zwrot odgrywa rolę bardziej zbliżoną do nagłówka).
Szanowny Panie Profesorze,
W załączniku przesyłam pracę zaliczeniową…
Przedstaw się!
Podczas pisania maila do wykładowcy zawsze warto zacząć od przedstawienia się. Pozwoli to zidentyfikować Cię oraz lepiej zrozumieć kontekst Twojego pytania czy prośby. Wykładowcy mają zajęcia z wieloma studentami, stąd też trudno im wszystkich zapamiętać. Jeśli z kolei piszesz w czyimś imieniu, np. jako starosta grupy, podaj nazwę swojej funkcji.
Przykład:
Jestem studentką grupy 9. III roku kierunku lekarskiego.
Jestem starostą grupy 18. V roku kierunku lekarskiego – w imieniu grupy zwracam się z prośbą o…
Istota sprawy
Pora przejść do sedna! Opisz w wiadomości istotę sprawy, z którą się zwracasz – najlepiej zwięźle i klarownie wyjaśnij, dlaczego i z czym konkretnie potrzebujesz pomocy czy wsparcia. Staraj się unikać przeciągniętych, wielokrotnie złożonych zdań. Pamiętaj o dostarczeniu wszelkich niezbędnych informacji, które pomogą wykładowcy zrozumieć, o co dokładnie pytasz. Pomocne może być opisanie konkretnego tematu zajęć, podanie numeru Twojej grupy czy nazwy przedmiotu (czego zresztą niektórzy wykładowcy wymagają i o czym informują podczas pierwszych zajęć). 🔍📚 Stroń od używania emotikonów – w końcu taki e-mail do wykładowcy to formalna wiadomość. Zadbaj również o przejrzystość wiadomości i jej poprawność, zarówno ortograficzną, jak i interpunkcyjną.
💡 Jeśli nie masz pewności, czy Twój tekst nie zawiera błędów, przed wysłaniem maila możesz wspomóc się sztuczną inteligencją (ChatGPT), która zaproponuje ewentualne poprawki.
Załączniki
Jeśli w wiadomości przesyłasz załączniki, nie zapomnij wspomnieć o tym w treści maila; przykład: Załączam plik z pracą zaliczeniową. Staraj się również nie wysyłać pustego e-maila z samym załącznikiem. Dobrą strategią jest też nadanie odpowiedniej nazwy załączanym dokumentom – najlepiej Twoim imieniem i nazwiskiem oraz nazwą wskazującą na to, co znajduje się w pliku. 📎📄✉️
Zakończenie wiadomości
Kończąc wiadomość mailową, pamiętaj o utrzymaniu oficjalnego tonu – szczególnie w przypadku kontaktu z osobami o wyższej randze czy w sytuacjach, kiedy po raz pierwszy podejmujesz z kimś kontakt. Mimo iż w mailach bardzo popularne są zwroty takie jak „Pozdrawiam” czy „Serdeczne pozdrowienia”, unikaj tego w uczelnianej korespondencji. Warto sięgnąć po bardziej formalne wyrażenia i zakończyć wiadomość następującymi zwrotami:
Z wyrazami szacunku
Z poważaniem
Łączę wyrazy szacunku
Po takim zakończeniu nie stawiamy przecinka (chociaż bardzo kusi! 😊), a na sam koniec warto podać swoje imię i nazwisko, rok i kierunek studiów, numer grupy i, w razie potrzeby, także numer indeksu. 📬 W końcu bywa i tak, że na uczelni znajduje się więcej osób o takim samym imieniu i nazwisku.
Przykład:
Z wyrazami szacunku
Jan Kowalski
student I roku kierunku lekarskiego
grupa 10
Podsumowanie
Gdy nawiązujesz kontakt z wykładowcą, pamiętaj o powyższych punktach, w szczególności o zastosowaniu formalnego tonu i precyzyjnym opisie sprawy. Staranna korespondencja to wyraz szacunku dla drugiej strony, ale również klucz do efektywnej komunikacji w środowisku akademickim! 💼
Z wyrazami szacunku
Zespół WNL 😊