Jak wystawić elektroniczne zwolnienie lekarskie - krok po kroku

Po zakończeniu studiów wszystkich absolwentów czeka szereg formalności do załatwienia. Każdy kolejny krok na drodze młodego lekarza wiąże się z wypełnianiem wniosków, składaniem papierów i oczekiwaniem na wydanie decyzji. Mam tutaj na myśli zarówno zbieranie podpisów pod kartami obiegowymi, rejestrację na lekarski bądź lekarsko-dentystyczny egzamin końcowy, jak i składanie wniosków na staż podyplomowy bądź szkolenie specjalizacyjne. Na szczęście większość z tych czynności można obecnie załatwić przez internet. Oczywiście mam świadomość, że służące do tego systemy elektroniczne często ulegają awariom i nie zawsze są proste w obsłudze. Mimo to dzięki nim wiele rzeczy można obecnie zrobić bez wychodzenia z domu i to w zaledwie kilka minut.   Również w codziennej pracy lekarza coraz częściej poszukuje się tego typu rozwiązań. Przykładem jest wprowadzona niedawno e-recepta, a także funkcjonujące już od dłuższego czasu zwolnienia lekarskie w formie elektronicznej, tzw. e-ZLA. Ich głównym zadaniem jest usprawnianie pracy lekarzy poprzez zmniejszenie ilości koniecznej do wypełnienia dokumentacji. Jeśli poszukujesz informacji na temat e-recept, odsyłam cię do jednego z poprzednich artykułów na naszym blogu pt. Recepty w pigułce – 20 najczęstszych pytań o recepty – poradnik. Dziś natomiast zajmiemy się opisaniem krok po kroku, jak wystawić elektroniczne zwolnienie lekarske. Jest to wiedza, którą musi zdobyć każdy początkujący lekarz już w pierwszych dniach swojej pracy. Właśnie dlatego postanowiliśmy zgromadzić w jednym miejscu wszystkie niezbędne do tego informacje. Przejdźmy zatem do rzeczy.  

Portal PUE ZUS

PUE ZUS, czyli Platforma Usług Elektronicznych to narzędzie, które umożliwia dostęp do usług świadczonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Za jego pośrednictwem można m.in. przeglądać dane zgromadzone w ZUS, przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe, składać wnioski, czy też umawiać się na wizyty w jednostce ZUS. W przypadku lekarzy platforma ta umożliwia dodatkowo wystawianie elektronicznych zaświadczeń lekarskich. Warto w tym miejscu podkreślić, że od 1 grudnia 2018 r. nie ma już możliwości wypisywania zwolnień w tradycyjnej papierowej formie. Oznacza to, że każdy lekarz uprawniony do wystawiania zwolnień lekarskich ma obowiązek korzystać ze służących do tego elektronicznych formularzy. Aby mieć do nich dostęp, konieczne jest założenie profilu na PUE ZUS, o czym przeczytasz w kolejnych akapitach.   

Utworzenie konta

W celu utworzenia konta na PUE ZUS wejdź na stronę internetową Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i znajdź przycisk „Zarejestruj w PUE”. Następnie wybierz sposób rejestracji spośród trzech dostępnych możliwości: „dla Ciebie, dla przedsiębiorców lub dla firm”. W przypadku zakładania profilu w celu wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich należy wybrać opcję pierwszą, czyli „dla Ciebie”. Platforma PUE ZUS udostępnia cztery różne sposoby rejestracji i potwierdzenia profilu. Wybierz ten spośród nich, który najbardziej Ci odpowiada:

1. Zarejestruj profil dla Ciebie – jest to tradycyjna forma rejestracji, podczas której musisz podać swoje imię, nazwisko, numer PESEL, adres e-mail oraz numer telefonu komórkowego, a następnie ustalić hasło. Minusem tej metody jest konieczność osobistego zgłoszenia się do dowolnej placówki ZUS w ciągu 7 dni od rejestracji konta w celu potwierdzenia swojej tożsamości (za pomocą dowodu osobistego lub paszportu).
2. Zarejestruj profil poprzez Profil Zaufany lub login.gov.pl – to jedna z bezpłatnych metod rejestracji. Aby uzyskać Profil Zaufany, należy złożyć wniosek na stronie internetowej www.pz.gov.pl, a następnie potwierdzić swoją tożsamość w urzędzie skarbowym, w dowolnej placówce ZUS, urzędzie miasta lub gminy bądź za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Jeśli posiadasz już Profil Zaufany podczas rejestracji profilu na PUE ZUS, część Twoich danych w formularzu elektronicznym uzupełni się automatycznie. Następnie musisz ustalić hasło. Opcjonalnie możesz w tym miejscu zdecydować się na rejestrację przy użyciu e-dowodu.
3. Zarejestruj profil poprzez Twój kwalifikowany podpis elektroniczny – uzyskanie takiego podpisu jest płatne, a cena zależy m.in. od długości jego okresu ważności. Można go uzyskać w centrum certyfikacji. Następnie proces rejestracji przebiega jak w poprzednim punkcie.
4. Zarejestruj profil poprzez Twoją bankowość elektroniczną – to kolejny bezpłatny sposób rejestracji. Po wybraniu tej metody przejdziesz do listy placówek, które współpracują z PUE ZUS. Niestety na ten moment ich liczba jest ograniczona i istnieje ryzyko, że nie znajdziesz wśród nich swojego banku. Po wybraniu bankowości elektronicznej proces rejestracji przebiega analogicznie jak w poprzednich punktach.

Po założeniu konta ponownie wejdź na stronę internetową Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i znajdź przycisk „Zaloguj do PUE”.   W tym miejscu wybierz najwygodniejszy dla Ciebie sposób logowania się do platformy, analogicznie jak miało to miejsce przy rejestracji. Masz cztery możliwości – możesz zalogować się za pomocą loginu i ustalonego wcześniej hasła, przez podpis kwalifikowany, Profil Zaufany lub login.gov.pl bądź też za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Etap zakładania konta na PUE ZUS i logowania się do platformy mamy już za sobą. Pora przejść do części właściwej poradnika, czyli przedstawienia krok po kroku zasad wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich.  

Panel „Lekarz”

Aby móc wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie, potrzebujesz zdobyć do tego specjalne uprawnienia. Jeśli po zalogowaniu do platformy PUE ZUS na swoim profilu nie znajdziesz zakładki „Lekarz”, oznacza to, że na ten moment jeszcze ich nie posiadasz. W celu ich uzyskania należy wypełnić wniosek FZLA i złożyć go w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Można to zrobić to osobiście, przez internet lub listownie. Poniżej pokrótce opisałam każdą z tych metod.

• Uzyskiwanie uprawnień przez internet – jest to najprostszy i najszybszy spośród opisanych sposobów. W pierwszej kolejności zaloguj się na platformę, a następnie wejdź w zakładkę „Ubezpieczony”. Z menu bocznego wybierz „Usługi – katalog usług elektronicznych” i naciśnij przycisk „Pokaż”.

    Na ekranie Twojego monitora otworzy się długa lista usług, wśród których należy znaleźć wniosek FZLA. Można to zrobić wpisując „FZLA” w wyszukiwarkę i naciskając przycisk „Filtruj” – wówczas dokument wyszuka się automatycznie. Teraz możesz już zająć się wypełnianiem wniosku. Wybierz „Przejdź do usługi” i postępuj zgodnie z instrukcjami pojawiającymi się na monitorze komputera. Nastąpi przekierowanie do usługi biznesowej. System poinformuje Cię, że wybraną usługę musisz na koniec autoryzować przy użyciu Profilu Zaufanego ePUAP, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub osobistego odpisu (przy użyciu e-dowodu). Naciśnij „Ok”, aby przejść dalej. Po kolei uzupełnij dane w formularzu elektronicznym. We wniosku należy podać swoje imię, nazwisko, numer PESEL, serię i numer dokumentu (dowodu osobistego lub paszportu), dane adresowe, dane o posiadanych specjalizacjach i miejscach udzielania świadczeń zdrowotnych, numer Prawa Wykonywania Zawodu oraz nazwę Okręgowej Izby Lekarskiej, do której przynależysz.   Warto w tym miejscu podkreślić, że we wniosku jest aż sześć wolnych pól na wpisanie posiadanych specjalizacji lekarskich oraz kilkanaście pól na dane dotyczące miejsc udzielania świadczeń zdrowotnych. Wypełnij tylko tyle pól, ile faktycznie posiadanych specjalizacji posiadasz i w ilu rzeczywiście miejscach pracujesz – pozostałe możesz pozostawić puste. Na koniec określ, czy wypełniasz ten wniosek po raz pierwszy („Pierwsze zgłoszenie lekarza”). W przeciwnym razie w polu obok wybierz liczbę od 1 do 3 w zależności od tego, czy 1 – chcesz zgłosić zmianę, 2 – chcesz zgłosić korektę danych lub 3 – w przypadku ponownego zgłoszenia. Następnie naciśnij przycisk „Zapisz” widoczny u góry formularza. Ostatnim krokiem jest dołączenie do wniosku kopii Prawa Wykonywania Zawodu.  Świetnie! Etap składania wniosku o uprawnienia do wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich już prawie za nami. Po zapisaniu formularza naciśnij przycisk „Dodaj załączniki” i załaduj skany swojego PWZ. Gdy to zrobisz, sprawdź jeszcze raz, czy wniosek został wypełniony prawidłowo i naciśnij „Wyślij”. Pamiętaj, że dopiero kliknięcie tego przycisku oznacza złożenie wniosku do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Następnie system poprosi Cię o autoryzację usługi przy użyciu jednej z wymienionych wcześniej metod. Decyzja o przyznaniu uprawnień jest wydawana niezwłocznie. W praktyce zajmuje to kilka dni roboczych, więc nie warto zostawiać tego na ostatnią chwilę. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której pacjent poprosi Cię o wystawienie zwolnienia, a Ty, nie mogąc zrobić tego samemu, będziesz musiał poprosić o to któregoś z kolegów lub koleżanek z pracy. Wyjątkowo w przypadku konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego przez ZUS na decyzję o nadaniu uprawnień trzeba czekać dłużej (do miesiąca). A w przypadku spraw bardziej skomplikowanych do dwóch miesięcy (zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego). Decyzję otrzymasz drogą elektroniczną – jest to domyślne ustawienie platformy. O pojawieniu się w systemie stosownych dokumentów ZUS poinformuje Cię mailowo (a także dodatkowo za pomocą wiadomości SMS w przypadku podania swojego numeru telefonu). Aby przeczytać otrzymaną decyzję, należy podpisać Urzędowe Poświadczenie Doręczenia (UPD) na profilu PUE ZUS. Wszystko to możesz zrobić bez wychodzenia z domu, dysponując jedynie opisanymi wyżej narzędziami takimi, jak Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub e-dowód. Jeśli jednak zdecydujesz, że chcesz odebrać decyzję osobiście lub otrzymać ją drogą pocztową, wejdź w zakładkę „Ustawienia – konfiguracja profilu”, którą znajdziesz w menu bocznym, a następnie wybierz „Ustawienia konta” i zmień sposób odbioru odpowiedzi z ZUS.

• Uzyskiwanie uprawnień osobiście – jeśli wybierzesz tę metodę, musisz skompletować kilka dokumentów. Tutaj również potrzebny Ci będzie wniosek FZLA. Możesz go pobrać ze strony internetowej ZUS lub wydrukować po uprzednim wypełnieniu na profilu PUE ZUS. Oprócz wniosku potrzebujesz również kopię Prawa Wykonywania Zawodu potwierdzoną za zgodność z oryginałem oraz dowód osobisty. Z tymi trzema dokumentami należy zgłosić się osobiście do najbliższej terenowej jednostki organizacyjnej ZUS. Decyzja wydawana jest niezwłocznie, podobnie jak ma to miejsce w przypadku składania wniosku drogą elektroniczną. Sposób jej odbioru można ustalić tak samo jak w poprzednim podpunkcie – przez zmianę ustawień konta na profilu PUE ZUS.
• Uzyskiwanie uprawnień listownie – jest to ostatni sposób, w jaki można uzyskać uprawnienia do wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich. Aby to zrobić, potrzebujesz jedynie wniosek FZLA (pobrany ze strony internetowej ZUS lub wypełniony elektronicznie i wydrukowany z platformy PUE ZUS) oraz kserokopię Prawa Wykonywania Zawodu potwierdzoną za zgodność z oryginałem. Dokumenty te należy następnie przesłać do dowolnej terenowej jednostki organizacyjnej ZUS. Czas oczekiwania na wydanie decyzji oraz sposób jej odbioru są analogiczne jak w poprzednich podpunktach.

Więcej informacji na temat uzyskiwania upoważnienia do wystawiania e-ZLA znajdziesz na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Otrzymanie decyzji o nadaniu uprawnień jest równoznaczne z pojawieniem się na platformie zakładki „Lekarz”. Od tego momentu możesz już wypisywać zaświadczenia. Przejdźmy zatem do kolejnego kroku, czyli do wygenerowania certyfikatu ZUS, za pomocą którego w łatwy sposób można podpisać wystawione zwolnienie.

Certyfikat ZUS

Warto wiedzieć, że certyfikat ZUS nie jest niezbędny do wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich. Takie zaświadczenia można bowiem podpisać na cztery różne sposoby – za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu osobistego, podpisu kwalifikowanego lub właśnie przy użyciu certyfikatu ZUS. Mimo to zdecydowałam się opisać tutaj pokrótce zasady generowania certyfikatu, ponieważ stanowi on przydatne narzędzie, umożliwiające autoryzowanie również kilku innych dokumentów pochodzących z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Są to:

• ZUS FZLA – wniosek o uzyskanie uprawnień do wystawiania zaświadczeń lekarskich
• AZLA – wniosek o anulowanie zwolnienia lekarskiego
• UZLA – wniosek o unieważnienie pobranych wcześniej numerów – pustych druków ZLA, które wypełnia się w przypadku braku dostępu do platformy elektronicznej
• ZUS PR-4 – wniosek o rehabilitację leczniczą w ramach prewencji rentowej ZUS

Usługa wygenerowania certyfikatu ZUS jest bezpłatna, a okres jego ważności wynosi 5 lat. Aby go uzyskać, w pierwszej kolejności zaloguj się na profil PUE ZUS i wejdź w zakładkę „Lekarz”. Następnie z menu bocznego wybierz „Certyfikat ZUS”.   W sytuacji, gdy nie posiadasz jeszcze certyfikatu, na monitorze pojawi się informacja: „Nie masz ważnego certyfikatu. Możesz wystąpić o jego wydanie”. Poniżej tego komunikatu znajdziesz dwa przyciski: „Tak, chcę dostać certyfikat” oraz „Regulamin”. Wybierz pierwszy z nich, jeśli zdecydujesz się wnioskować o wygenerowanie tego narzędzia. System przeniesie Cię do formularza, w którym część Twoich danych zostanie uzupełniona automatycznie (imię, nazwisko oraz numer PESEL). Wpisz jedynie swój adres mailowy lub numer telefonu – w zależności od tego, w jaki sposób chcesz, żeby ZUS poinformował Cię o tym, że certyfikat jest gotowy do odbioru. Ostatni krok to ustalenie hasła. Zwróć szczególną uwagę, aby dobrze je zapamiętać, ponieważ nie ma możliwości jego przypomnienia. Jeśli utracisz hasło lub ujawnisz je osobie postronnej, wymagane będzie unieważnienie certyfikatu i jego ponowne wygenerowanie. Hasło należy wpisać przy pobieraniu certyfikatu z systemu, a także każdorazowo przy podpisywaniu dokumentów za jego pomocą. Na koniec naciśnij przycisk „Wyślij wniosek” i oczekuj na wiadomość z ZUS. Gdy prace nad Twoim certyfikatem zostaną zakończone, ZUS poinformuje Cię o tym za pomocą maila lub wiadomości SMS. W celu pobrania dokumentu należy ponownie zalogować się na profil PUE ZUS i wejść w zakładkę „Certyfikat ZUS”. Wówczas na monitorze pojawią się następujące informacje (patrz: zrzut ekranu powyżej):

• okres ważności certyfikatu
• numer certyfikatu
• wyszczególnione sytuacje, w których należy unieważnić certyfikat
• przycisk „Chcę pobrać certyfikat”
• przycisk „Chcę unieważnić certyfikat”
• regulamin

  Kliknij „Chcę pobrać certyfikat”, wpisz ustalone wcześniej hasło i wybierz miejsce na dysku komputera, w którym zapiszesz swój certyfikat. Pamiętaj, aby wybrać taką lokalizację, z której łatwo będzie Ci korzystać przy podpisywaniu elektronicznych dokumentów. Ważne! Certyfikat ZUS można pobrać z platformy tylko raz. Gdy to zrobisz, przycisk „Chcę pobrać certyfikat” zniknie i nie będzie już możliwości, aby ponownie to zrobić. Z tego powodu starannie wybierz miejsce zapisu, a także upewnij się, że osoby postronne nie będą mieć do niego dostępu. Oczywiście certyfikat można również zapisać na dowolnym nośniku zewnętrznym (np. pendrivie lub dysku zewnętrznym), a następnie zabierać go ze sobą wszędzie tam, gdzie akurat jest Ci potrzebny. Nie musisz nawet zapisywać go na komputerze, z którego w danym momencie korzystasz, wystarczy, że wywołasz go bezpośrednio z urządzenia zewnętrznego. Więcej informacji na temat generowania certyfikatu, a także jego unieważnienia oraz zmiany danych identyfikacyjnych lekarza znajdziesz w przygotowanej przez ZUS prezentacji dostępnej na stronie internetowej.  

Wystawianie zwolnienia

W tym momencie masz już wszystkie narzędzia potrzebne do wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich. Nadeszła więc pora, aby dokładnie opisać, jak to zrobić. W pierwszej kolejności ponownie zaloguj się do PUE ZUS i wejdź w zakładkę „Lekarz”, a następnie z menu bocznego wybierz „Wystawienie zaświadczenia ZUS ZLA”. Na ekranie monitora pojawi się specjalny formularz umożliwiający utworzenie zwolnienia. Korzystanie z systemu PUE ZUS jest proste i intuicyjne. Wystarczy po kolei wypełniać puste pola, a na końcu podpisać zaświadczenie przy użyciu jednej z opisywanych wcześniej metod. U góry formularza znajdziesz informacje na temat daty i miejsca wystawiania zaświadczenia. System automatycznie wybierze ostatnio wskazaną przez Ciebie lokalizację. Jeśli pracujesz w kilku różnych miejscach, naciśnij przycisk „Zmień”, aby wybrać odpowiedni adres. Możesz wyszukać go na dostępnej liście lub wpisać od nowa. Pamiętaj jednak, że wpisany adres będzie dostępny tylko na czas bieżącej sesji. Jeśli chcesz, aby nowe miejsce udzielania świadczeń zostało zapisane w systemie, musisz złożyć wniosek o zmianę danych na formularzu ZUS FZLA.   Kolejna ramka formularza zawiera dane osoby, dla której wystawiasz zaświadczenie ZUS ZLA. Na początku określ, w jaki sposób jest ubezpieczony Twój pacjent – domyślnie system zaznaczy tutaj Zakład Ubezpieczeń Społecznych, ale w zależności od sytuacji możesz wybrać również Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS), „inne w Polsce” lub „w innym państwie”. Następnie wyszukaj pacjenta, wpisując do formularza jego numer PESEL, a w przypadku osoby, która go nie posiada serię i numer paszportu oraz datę urodzenia. Platforma automatycznie wczyta pozostałe dane identyfikacyjne takie, jak imię i nazwisko, listę płatników oraz listę wcześniejszych zwolnień lekarskich z ostatnich 60 dni, 6 miesięcy lub 12 miesięcy.   Platforma automatycznie zaznaczy wszystkich płatników pacjenta, którzy zgłosili go do ubezpieczenia w ZUS. Oznacza to, że do każdego z nich trafi Twoje zaświadczenie. Może się jednak zdarzyć, że dane w systemie są nieaktualne i pacjent nie pracuje już w danym miejscu. Wówczas należy usunąć wybranego płatnika odznaczając go w kolumnie „Wybierz płatnika”. Jeśli Twój pacjent jest zgłoszony do ubezpieczenia w innej instytucji (np. w KRUS-ie), dane pracodawcy nie są potrzebne.  Warto w tym miejscu opisać kilka innych sytuacji, które wbrew pozorom zdarzają się dość często w codziennej praktyce lekarskiej. Jedną z nich jest wystawianie zwolnienia lekarskiego dla osoby po ustaniu zatrudnienia. W takim przypadku za wypłatę zasiłku chorobowego odpowiada nie pracodawca, a Zakład Ubezpieczeń Społecznych (po otrzymaniu i rozpatrzeniu specjalnego wniosku wypełnionego przez pacjenta). Należy więc odhaczyć pole znajdujące się w prawej kolumnie ramki z danymi identyfikującymi płatników – „Nie przekazuj e-ZLA płatnikowi” (po ustaniu zatrudnienia).  Z jeszcze inną sytuacją mamy do czynienia, gdy system nie wyświetla aktualnego płatnika pacjenta. Na szczęście możesz wpisać te dane samodzielnie, naciskając na przycisk „Dodaj nowego płatnika”. Uzyskaj od pacjenta identyfikator pracodawcy (np. numer NIP) i uzupełnij pozostałe brakujące dane, jeśli system nie wyświetli ich automatycznie.   Ostatnią rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę na tym etapie wystawiania zwolnienia jest kolumna „Możliwość odbioru e-ZLA na PUE”. W przypadku, gdy w polu tym widnieje napis „Tak”, płatnik otrzyma wiadomość o wystawieniu zaświadczenia oraz zwolnienie w formie elektronicznej na swoim profilu PUE ZUS. Sporadycznie może się zdarzyć, że pracodawca nie posiada konta na tej platformie. W takiej sytuacji po wystawieniu elektronicznego zwolnienia lekarskiego masz obowiązek wydrukować je i przekazać pacjentowi do rąk własnych. Musisz to zrobić również w każdej sytuacji, w której pacjent Cię o to poprosi (nawet wtedy, gdy jego pracodawca posiada profil PUE ZUS). Po wpisaniu danych pacjenta i określeniu jego aktualnych płatników przejdź do ramki zawierającej informacje o niezdolności do pracy. Na początku wybierz przyczynę wystawiania zaświadczenia: choroba lub opieka nad chorym członkiem rodziny. W przypadku wybrania drugiej z tych opcji należy określić członka rodziny, nad którym pacjent będzie sprawował opiekę – możesz wyszukać go na wyświetlonej liście lub wprowadzić dane ręcznie, jeśli osoba ta nie pokazuje się w systemie. Następnie w kalendarzu wybierz okres niezdolności do pracy, w tym również za ewentualny pobyt w szpitalu lub innym zakładzie opieki zdrowotnej. System automatycznie obliczy liczbę dni, na którą zostanie wystawione zwolnienie.    W kolejnym kroku wpisz numer statystyczny choroby, z powodu której Twój pacjent jest niezdolny do kontynuowania pracy. Możesz także wybrać jeden z ostatnio używanych kodów lub wyszukać daną jednostkę chorobową wpisując fragment jej numeru albo nazwy. Następnie wybierz z dostępnej listy odpowiedni kod literowy zaświadczenia (możesz również wystawić zaświadczenie bez kodu). Masz do wyboru następujące kody:

• A – oznacza niezdolność do pracy powstałą po przerwie nieprzekraczającej 60 dni i spowodowaną tą samą chorobą, która była przyczyną niezdolności do pracy przed tą przerwą
• B – to niezdolność do pracy w okresie ciąży
• C – to niezdolność do pracy spowodowana nadużyciem alkoholu
• D – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną gruźlicą
• E – to niezdolność do pracy spowodowana chorobą, która powstała nie później niż w ciągu 3 miesięcy od ustania tytułu ubezpieczenia chorobowego, w przypadku choroby, której okres wylęgania się jest dłuższy niż 14 dni

Po wybraniu kodu literowego określ, czy Twój pacjent może chodzić w trakcie zwolnienia, czy powinien leżeć.   Na samym końcu pozostało Ci już tylko wybrać adres pobytu osoby ubezpieczonej podczas trwania niezdolności do pracy. Ważne! Pamiętaj, aby wybrać dokładnie taki adres, pod którym będzie przebywać Twój pacjent w trakcie zwolnienia – przedstawiciel Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub pracodawca może przeprowadzić kontrolę we wskazanym przez Ciebie miejscu. Jeżeli na liście nie pokazuje się właściwa lokalizacja, naciśnij przycisk „Wprowadź inny adres” i wpisz odpowiednie dane. Upewnij się, że wprowadzone do formularza dane są prawidłowe i kliknij „Dalej”. Następnie jeszcze raz skrupulatnie przejrzyj całą zawartość zaświadczenia. W tym miejscu możesz jeszcze dokonać korekty wprowadzonych informacji, klikając „Wstecz” i edytując odpowiednie rubryki. Jeśli jesteś pewny, że umieszczone w zaświadczeniu dane są zgodne z prawdą, naciśnij przycisk „Potwierdź i utwórz” i postępuj zgodnie z pojawiającymi się na ekranie instrukcjami.   System poprosi Cię o wybranie sposobu, w jaki podpiszesz zaświadczenie. Możesz to zrobić przy użyciu certyfikatu ZUS, Profilu Zaufanego ePUAP, podpisu osobistego (za pomocą e-dowodu) lub kwalifikowanego podpisu osobistego.   Jeśli zdecydujesz się na podpis certyfikatem z ZUS, w następnym kroku musisz określić lokalizację tego pliku na komputerze lub podłączonym do niego nośniku zewnętrznym. Następnie wpisz do systemu ustalone wcześniej hasło. Na końcu naciśnij przycisk „Podpisz”, co uruchomi proces wysyłania wystawionego przez Ciebie zaświadczenia. Nastąpi automatyczne podpisanie i wysłanie dwóch dokumentów: jeden z nich trafi bezpośrednio na profil PUE ZUS płatnika, a drugi do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Czasami pacjenci pytają, czy ich pracodawca dowie się, jaka jest przyczyna ich nieobecności w pracy. Dotyczy to w szczególności niezdolności do pracy spowodowanej schorzeniami psychiatrycznymi. Warto podkreślić, że do pracodawcy trafia tylko ta wersja zwolnienia lekarskiego, która nie zawiera numeru statystycznego choroby. Jednocześnie należy pamiętać, że płatnik widzi jakim kodem literowym (od A do E) zostało oznaczone zaświadczenie lekarskie – ma to bezpośredni wpływ na wysokość wypłacanego zasiłku chorobowego.  W ten sposób proces wystawiania i wysyłania elektronicznego zwolnienia lekarskiego mamy już za sobą. Przejdźmy zatem do kilku dodatkowych zagadnień, których znajomość przyda Ci się w codziennej praktyce.

Anulowanie zwolnienia

Może się zdarzyć, że wystawisz zaświadczenie zawierające błędne dane. Wystarczy drobna pomyłka taka, jak np. niewłaściwy adres pobytu pacjenta lub nieprawidłowy przedział czasowy zwolnienia, aby dokument ten został uznany za nieważny. Na szczęście nie oznacza to od razu konieczności wyjaśniania sprawy osobiście w Zakładzie Ubezpieczeń Społeczny. Platforma PUE ZUS oferuje możliwość anulowania wystawionego zaświadczenia drogą elektroniczną. Aby to zrobić, ponownie zaloguj się na swój profil PUE ZUS, wejdź w zakładkę „Lekarz” i w menu bocznym znajdź „Przegląd zaświadczeń lekarskich”.   Otworzy się widok ze wszystkimi wystawionymi przez Ciebie do tej pory zaświadczeniami. Jeśli chcesz anulować jedno ze zwolnień, odszukaj je w zakładce „Zaświadczenia bieżące” lub „Zaświadczenia w ZUS” i zaznacz. Następnie naciśnij przycisk „Anuluj zaświadczenia”. System zapyta Cię o przyczynę Twojej decyzji. Możesz wybrać jedną z następujących opcji:

• błąd systemu
• błąd w danych adresowych ubezpieczonego
• błąd w danych dotyczących niezdolności do pracy
• błąd w danych identyfikacyjnych ubezpieczonego
• błąd w danych miejsca udzielania świadczeń zdrowotnych
• błąd w danych płatnika składek
• inny powód

Bezpośrednio po wybraniu przyczyny anulowania możesz zaznaczyć, że chcesz wystawić nowe zaświadczenie na podstawie anulowanego. Wówczas system automatycznie przeniesie Cię do kreatora zwolnień lekarskich.     Każdorazowo w przypadku anulowania elektronicznego zwolnienia lekarskiego należy złożyć specjalne pismo przewodnie, które ma na celu poinformowanie osoby ubezpieczonej o zaistniałej sytuacji. Otworzy się ono automatycznie na ekranie Twojego monitora w trakcie procesu anulowania zaświadczenia i będzie już częściowo uzupełnione (danymi pacjenta oraz Twoimi). Pismo to zawiera następujące informacje:

• dane osoby ubezpieczonej 
• adres osoby ubezpieczonej
• dane lekarza anulującego zwolnienie
• dane dotyczące anulowanego zaświadczenia lekarskiego, w tym również powód anulowania
• dane dotyczące ewentualnego nowego zaświadczenia lekarskiego wystawionego w miejsce poprzedniego
• puste miejsce na opcjonalne wpisanie dodatkowych informacji dla osoby ubezpieczonej

Jeżeli osoba, której dotyczy powyższa sprawa posiada profil na PUE ZUS, otrzyma pismo przewodnie drogą elektroniczną na swoje konto. W przeciwnym razie należy je wydrukować i wysłać pacjentowi pocztą razem z wydrukiem ewentualnego nowo wystawionego zwolnienia lekarskiego. Na samym końcu, analogicznie jak miało to miejsce przy wystawianiu zaświadczeń, anulowanie należy potwierdzić podpisem (za pomocą certyfikatu ZUS, Profilu Zaufanego ePUAP, podpisu osobistego lub podpisu kwalifikowanego).

Najczęściej zadawane pytania

Powyżej opisałam krok po kroku zasady zakładania profilu PUE ZUS, wystawiania zaświadczeń lekarskich oraz ich anulowania. Domyślam się jednak, że zawarte w poprzednich akapitach informacje nie wyczerpują obszernego tematu, jakim są elektroniczne zwolnienia lekarskie. Jeżeli do tej pory nie udało Ci się znaleźć odpowiedzi na nurtujące Cię pytania, ta część poradnika powstała właśnie dla Ciebie. Zajmę się tutaj opisaniem kilku najczęstszych problemów, które pojawiają się w trakcie wystawiania e-ZLA. 

Czy mogę wystawić zwolnienie lekarskie w formie papierowej, np. w trakcie wizyty domowej?

Od 1 grudnia 2018 r. wszystkie zwolnienia lekarskie mają formę elektroniczną. Może się jednak zdarzyć, że z przyczyn niezależnych od Ciebie nie będziesz mieć dostępu do internetu lub do certyfikatu ZUS, Profilu Zaufanego ePUAP bądź innego podpisu elektronicznego (np. podczas wizyty domowej). Wówczas wystawienie e-ZLA staje się niemożliwe. Na szczęście ZUS przewidział taką sytuację i możesz to zrobić w późniejszym terminie. W trakcie wizyty musisz jedynie przekazać pacjentowi specjalny papierowy formularz z zaświadczeniem lekarskim wraz z Twoim podpisem i pieczątką. Takie formularze znajdziesz na profilu PUE ZUS w panelu „Lekarz” w zakładce „Formularze ZUS ZLA”. Jednorazowo możesz mieć przy sobie do 150 takich pustych zaświadczeń. Pamiętaj! Wystawione w ten sposób zwolnienie musisz następnie przenieść do systemu elektronicznego w ciągu maksymalnie 3 dni roboczych. W przypadku gdy w ciągu tych 3 dni nadal nie będziesz mieć możliwości wprowadzić zaświadczenia do PUE ZUS, dostaniesz na to dodatkowe 3 dni robocze od ustania przyczyny, która przeszkodziła Ci w umieszczeniu zwolnienia na platformie.

Kiedy należy wydrukować zwolnienie i przekazać je pacjentowi?

Są tylko dwa przypadki, w których musisz wydrukować e-ZLA i wręczyć je pacjentowi. Pierwszy z nich dotyczy sytuacji, w której pracodawca Twojego pacjenta nie posiada konta na PUE ZUS – system poinformuje Cię o tym w trakcie wystawiania zwolnienia. Masz również obowiązek wydrukować zaświadczenie lekarskie każdorazowo, gdy poprosi Cię o to pacjent. Nie zapomnij, aby taki wydruk własnoręcznie podpisać i przystawić pieczątkę. Czy system podpowiada łączną ilość okresu zasiłkowego u danego pacjenta przy wystawianiu kolejnego zwolnienia lekarskiego? Platforma PUE ZUS nie udostępnia takiej funkcjonalności. Jedynie płatnik ZUS posiada wszystkie niezbędne informacje umożliwiające określenie okresu zasiłkowego. Warto w tym miejscu podkreślić, że sam fakt wystawiania zwolnienia lekarskiego nie oznacza automatycznie, że czas jego trwania wliczy się do okresu zasiłkowego. Przedział czasowy zaświadczenia może bowiem dotyczyć np. urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego lub okresu wyczekiwania. Nie wiadomo również, czy ZUS przyzna prawo do zasiłku chorobowego lub wynagrodzenia za czas choroby. Poza tym nie należy zapominać, że do okresu zasiłkowego wliczane są wszystkie zwolnienia lekarskie, które dla danego pacjenta wystawiają lekarze różnych specjalności.

Czy mogę wpisać do PUE ZUS dane mojego pacjenta bez wystawiania e-ZLA?

Tak, jest taka możliwość. Należy jednak pamiętać, że jeżeli wyszukasz dane pacjenta, ale zrezygnujesz z wystawienia zwolnienia lekarskiego, informacja o tym fakcie zostanie do niego przekazana. Oznacza to, że na profil PUE ZUS ubezpieczonego trafi zawiadomienie o uzyskaniu dostępu do jego danych osobowych. Jeśli osoba ta uzna, że w ten sposób naruszono jej prywatność, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podsumowanie

To już koniec poradnika dotyczącego zasad wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich. Mam nadzieję, że zawarte w nim informacje pozwolą Ci lepiej przygotować się do pierwszych dni pracy w szpitalu lub poradni. Wystawianie e-ZLA za pomocą platformy PUE ZUS jest dość proste i w dużej mierze intuicyjne, ale początkowa nieznajomość systemu może nieco utrudniać ten proces. Liczę, że artykuł ten wraz z zamieszczonymi w nim zrzutami ekranu znacząco Ci to ułatwi. Jeśli jednak nadal wciąż masz wątpliwości dotyczące wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich, zachęcam do zapoznania się ze stroną internetową Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zamieszczono tam obszerną listę najczęściej zadawanych pytań wraz z odpowiedziami.  

Źródła:

• Strona internetowa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, w tym Platforma Usług Elektronicznych;
• Profil Zaufany;
• e-Dowód;
• Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa;
• Bezpłatny certyfikat z ZUS – prezentacja;
• Wystawianie elektronicznych zwolnień lekarskich – ulotka;